Sie möchten noch mehr Effizienz erreichen durch Begeisterung und Sinn in der Arbeit und fragen sich, wie?

16.04.2018

Von KPIs, Steuerung und Sinn...

Eine Organisation muss geführt und gesteuert werden. Auch wenn dies nicht unbedingt durch einen Diktator erfolgen sollte... Entscheidungen in komplexen Situationen können nur durch Menschen sinnvoll getroffen werden. Und Menschen sind dazu auf Informationen angewiesen...

Unabhängig vom Organisationsmodell, ob klassisch hierarchisch, flache oder tiefe Hierarchie, holarchisch oder zwiebelförmig, kooperativ oder diktatorisch, keine Organisation kommt ohne Entscheidungen und Steuerung aus. Und Steuerung in komplexen Situationen können nur Menschen sinnvoll vornehmen, da sich die Welt nicht mit Algorithmen und Routinen vollumfänglich beschreiben lassen kann. Ok, manche würden sagen „noch nicht“, aber das warten wir erst mal ab.... 

Um gute Entscheidungen zu treffen brauchen Menschen -unter anderem- gute Informationen. Und da möchte ich gerne für die Ehrenrettung eines leider extrem in Misskredit geratenen Elements eintreten. Für den KPI, den Key Performance Indicator.

Ohne jetzt auf die Historie, die übertriebene Verwendung von KPIs oder auf die lustige Idee, eine Organisation wäre alleine mit Powerpoint und Excel zu führen einzugehen, hier ein paar pragmatische Hinweise.

Ein KPI soll mir Informationen geben, die es mir möglich machen, (m)eine Organisationseinheit zu steuern. Ob die Steuerung jetzt auf Ebene von Prozessen, Ressourcen, Mitarbeitern, Kunden oder sonstiges einwirkt, ist für die grundsätzliche Betrachtung von KPIs unwesentlich. 

Ein KPI hat also zum Ziel, mir Informationen zu geben, damit ich die Organisation steuern kann. Damit habe ich ein paar ganz konkrete Anforderungen an einen KPI:

Die Offensichtlichste: Ich muss etwas messen, was ich auch beeinflussen kann!

Das klingt jetzt so einfach, bedeutet in der Praxis aber, dass ich mir bei der Definition von KPIs einiges an Gedanken machen muss.

Wenn auch vielleicht nicht unbedingt in der Reihenfolge, so muss ich mir aber doch die folgenden Gedanken machen:

Wie messe ich den KPI?

Ich benötige eine sichere und wiederholbare Messmethodik, die mir auch verlässliche Ergebnisse liefert. Das klingt jetzt überraschend? Gut. Ich habe schon Kunden erlebt, die haben KPIs definiert, bei denen leider die Grundlagen fehlten und diese daher gar nicht erhoben werden konnten.

Ich benötige eine sichere und wiederholbare Messmethodik, die mir auch verlässliche Ergebnisse liefert. Das klingt jetzt überraschend? Gut. Ich habe schon Kunden erlebt, die haben KPIs definiert, bei denen leider die Grundlagen fehlten und diese daher gar nicht erhoben werden konnten.

Was ist der Zielwert oder Zielbereich für diesen KPI?

Ein KPI sollte mich schnell in die Lage versetzen zu steuern. Und steuern bedeutet ja auch einer Orientierung zu folgen. Zumindest, wenn man ergebnisorientiert steuern möchte. Dazu ist es wichtig, dass man einen Zielwert oder einen Zielbereich definiert, in dem der KPI liegen soll. Dies kann übrigens auch relativ geschehen. Gerade zum Thema relative Zielsetzung empfehle ich Niels Pflägings Buch „Beyond Budgeting“.

Übrigens muss man manchmal auch erst mal ein paar Daten sammeln, bevor in meinem Kontext passende Zielbereiche definiert werden können.

Welche Faktoren haben einen Einfluss auf diesen KPI?

Interessanterweise ist das eine Frage, die sich viele Organisationen gar nicht konsequent stellen. Dabei ist das genau das spannende Element, denn ich möchte ja den KPI nutzen, um zu steuern. Dann sollte ich auch wissen, WIE ich steuere, um diesen KPI zu beeinflussen. Was sind die Einflussfaktoren auf diesen KPI und welche davon kann ich wirklich beeinflussen und bei welchen bin ich abhängig von anderen, vielleicht sogar vom Markt?

So, jetzt müssen wir das „nur“ noch zusammen setzen. Dabei kann man übrigens feststellen, dass man erst mehrere KPIs in Bezug zueinander setzen muss, damit man wirklich sinnvolle Erkenntnisse ableiten kann.

Und das ist gerade ein Schlüsselsatz: Ein Mensch muss sinnvolle Erkenntnisse ableiten.

Vielleicht indem Sie sich mal einen KPI anschauen, den Sie derzeit verwenden und sich die wesentlichen Fragen einmal stellen:

  • Ist der KPI allgemeinverständlich definiert?
  • Ist der KPI allen relevanten Personen zugängig und kann er auch entsprechend interpretiert werden?
  • Ist die Messung des KPI verlässlich?
  • Ist der Zielwert des KPI nützlich definiert?
  • Kenne ich die Einflussfaktoren auf den KPI und wie sind diese beeinflussbar?

 

Wie immer, ich wünsche viel Erfolg! Übrigens, Fragen und Anregungen nehme ich gerne entgegen, ob per Mail (info@heiko-veit.de) oder bei Facebook.

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